Ochrona danych osobowych zawsze dla pracodawców miała dość szczególne znaczenie, które nabrało jeszcze innego wymiaru z dniem wprowadzenia w życie RODO. Od tego momentu każdy przedsiębiorca dodatkowo pełni rolę administratora danych osobowych podległych mu pracowników.
Ze względu na te właśnie rolę każdy pracodawca staje się zobowiązany do:
- stosowania wszelkich dostępnych mu środków technicznych oraz organizacyjnych, przy zastosowaniu których wszystkie przetwarzane dane osobowe są chronione w odpowiedni sposób przed przedostaniem się w ręce osób, które nie są do tego uprawnione;
- prowadzenia pełnej dokumentacji odnoszącej się do sposobu przetwarzania wszystkich danych osobowych oraz stosowanych środków do ich ochrony (pomóc w tym może szkolenie kadry i płace).
Każdy pracodawca oraz pracownicy pełniący swoje funkcje w dziale kadr i płac (którzy coraz częściej z inicjatywy pracodawcy są wysyłani na szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych) muszą zdawać sobie sprawę z tego, że aby przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z przepisami RODO) było legalne, spełnione zostać muszą pewne wymagania.
Po pierwsze osoba, której dane osobowe są przetwarzane, musi na taką czynność wyrazić zgodę. Taka osoba, zanim wyrazi zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych, musi być świadoma tego, w jakim celu taki zabieg jest przeprowadzany.
Dane osobowe przetwarzane są przede wszystkim w celu:
- wykonania umowy,
- podjęcia działań niezbędnych do zawarcia umowy pomiędzy stronami,
- wypełnienia czynności prawnych,
- ochrony interesów osoby, do której dane osobowe się odnoszą,
- wykonania zadań realizowanych w publicznym interesie,
- celów, jakie wynikają z interesów uzasadnionych przepisami prawa.
Dane osobowe szkolenie, ze względu na wejście w życie przepisów RODO organizowane jest bardzo często. Dedykowane jest w szczególności dla osób pracujących w dziale kadr i płac oraz pracodawców. Wszystko po to, aby wiedzieli oni, jak przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem oraz jakie środki należy podjąć w celu ich ochrony przed przedostaniem się w ręce osób do tego nieupoważnionych.